KI-Automatisierung Preise: Pauschale, Tagessatz oder Retainer?

Orientierung, keine Beratung. Alle Zahlen sind Anbieter- oder Ratgeberangaben mit Stand 15.10.2026, keine unabhängige Erhebung und keine Empfehlung, wie viel du verlangen sollst. Eine neutrale Preiserhebung speziell für KI-Automatisierung habe ich nicht gefunden.

Kurz gesagt

Für den ersten Preis rechnest du zuerst deinen Aufwand in Tagen, dann den Nutzen beim Kunden. Eine Pauschale passt zu einem klar abgegrenzten Ergebnis, ein Tagessatz zu unklarem Umfang, ein Retainer zu laufender Betreuung. Trenne Aufbau und Betrieb. Die Spannen anderer Anbieter helfen als Plausibilitätscheck, nicht als Vorgabe.

Die drei gängigen Modelle

Pauschale (Festpreis pro Ergebnis). Du vereinbarst vorab, was geliefert wird (zum Beispiel ein automatisierter Prozess im Livebetrieb) und was es kostet. Ein IHK-Ratgeber nennt Paketpreise sinnvoll für "klar definierte Projekte oder Dienstleistungen" [1]. Vorteil: Der Kunde kann planen. Risiko für dich: Mehraufwand bei Sonderfällen trägst du selbst.

Tagessatz (Zeit mit Preisschild). Du rechnest tatsächlich geleistete Tage ab. Das passt, wenn der Umfang offen ist, etwa bei Analyse oder Workshop. Der IHK-Ratgeber schreibt, Stunden- und Tagessätze seien "zunehmend weniger gefragt", weil sie Effizienz und Ergebnisse nicht abbilden [1].

Retainer (monatliche Betreuung). Du betreust laufend: Anpassungen, Überwachung, kleine Erweiterungen. Der IHK-Ratgeber beschreibt Retainer als langfristige Partnerschaft mit kontinuierlicher Betreuung [1]. Wichtig: Lege vorher fest, was im Monat enthalten ist, sonst wird er zur Flatrate.

So rechnest du von der Kundenseite

Der Kunde fragt nicht "was kostet dein Tag", sondern "lohnt sich das für mich". Rechne deshalb mit.

Fiktives Rechenbeispiel, alle Annahmen sind erfunden und dienen nur der Rechenlogik:

• Prozess: Anfragen per E-Mail sortieren und beantworten.
• 40 Anfragen pro Woche, 12 Minuten Handarbeit je Anfrage: 40 × 12 = 480 Minuten = 8 Stunden pro Woche.
• Annahme: Die Automatisierung spart 70 % davon: 5,6 Stunden pro Woche.
• Annahme: interne Stundenkosten 60 €, 46 Arbeitswochen.
• Ersparnis pro Jahr: 5,6 × 60 × 46 = 15.456 €.
• Annahme: Plattform- und Modellkosten 100 € pro Monat = 1.200 € pro Jahr. Wartung 15 % von 6.000 € = 900 € pro Jahr.
• Nutzen pro Jahr nach laufenden Kosten: 15.456 − 1.200 − 900 = 13.356 €.
• Angenommener Aufbaupreis: 6.000 €.
• Nutzen im ersten Jahr: 13.356 − 6.000 = 7.356 €. Amortisation: 6.000 ÷ (13.356 ÷ 12) ≈ 5,4 Monate.

Von deiner Seite gegengerechnet (ebenfalls fiktiv): 4 Tage Arbeit plus 25 % Puffer = 5 Tage. Bei einem Tagessatz von 1.200 € ergibt das 6.000 €. Liegt dein Wunschpreis weit über dem, was der Kunde einspart, stimmt entweder der Umfang oder die Zielgruppe nicht.

Was Anbieter am Markt nennen

Alle Angaben sind Anbieter- oder Ratgeberangaben, keine unabhängige Erhebung.

Quelle [2] (Berater-Website, Stand September 2026, netto, eigene Beobachtungen des Anbieters, der diese Leistungen selbst verkauft):

• Tagessatz: Einzelberater 1.200–2.000 €, spezialisierte Agentur 1.500–2.500 €, Großberatung 2.500–5.000 €.
• Ein automatisierter Prozess: 5.000–15.000 € (Umsetzung); Konzeption 1.500–4.000 €.
• Wartung: 10–20 % der Aufbaukosten pro Jahr oder eine monatliche Pauschale.

Quelle [3] (Ratgeber, Stand Mai 2026, ohne genannte Methodik):

• Tagessatz nach Erfahrung: Einsteiger 500–700 €, Senior 1.200–1.500 €.
• Retainer: 2.000–6.000 € pro Monat.

Die beiden Quellen weichen bei den Tagessätzen deutlich voneinander ab. Nimm sie deshalb nicht als Marktpreis, sondern als Hinweis darauf, wie breit die Spanne ist.

Typische Fehler

• Preis nur aus fremden Spannen ableiten. Die Zahlen oben stammen von Anbietern mit eigenem Verkaufsinteresse. Sie ersetzen weder deine Aufwandsrechnung noch den Nutzen beim Kunden.
• Aufbau und Betrieb vermischen. Quelle [2] nennt Wartung separat als Prozentsatz oder Monatspauschale. Ohne Trennung verschenkst du die laufende Arbeit.
• Umfang nicht schriftlich abgrenzen. Was ist ein "Prozess"? Wie viele Systeme? Quelle [2] nennt Zahl der Systeme, Dokumentationsgrad und Sonderfälle als Preistreiber.
• Keinen Puffer einplanen. Sonderfälle kosten Zeit, die bei einer Pauschale bei dir bleibt.
• Netto und brutto verwechseln. Quelle [2] nennt alle Preise ohne Mehrwertsteuer. Ob du umsatzsteuerpflichtig bist, hängt von deiner Situation ab. Das klärt deine Steuerberatung.

Drei kopierbare Prompt-Vorlagen

Setze die Platzhalter in eckigen Klammern selbst ein. Prüfe jede Rechnung der KI nach, bevor du einem Kunden eine Zahl nennst.

1. Nutzen beim Kunden rechnen

Rechne mit mir den Nutzen einer Automatisierung. Prozess: [Prozessbeschreibung].
Annahmen: [Anzahl] Vorgänge pro Woche, [Minuten] Minuten je Vorgang, geschätzte Zeitersparnis [Prozent] %,
interne Stundenkosten [Betrag] €, [Wochen] Arbeitswochen pro Jahr, laufende Kosten [Betrag] € pro Monat.
Zeige jeden Rechenschritt einzeln, markiere jede Annahme als Annahme
und nenne die Ersparnis pro Jahr und die Amortisationsdauer in Monaten bei einem Aufbaupreis von [Betrag] €.

2. Aufwand in Tage und Pauschale übersetzen

Hilf mir, ein Festpreis-Angebot herzuleiten. Leistung: [Ergebnis in einem Satz].
Teilaufgaben und mein Aufwand in Tagen: Konzeption [Tage], Aufbau [Tage], Test und Übergabe [Tage].
Puffer: [Prozent] %. Mein Tagessatz zur Kalkulation: [Betrag] €.
Gib eine Rechnung in Tabellenform aus und liste, was ausdrücklich NICHT im Festpreis enthalten ist.

3. Angebotstext mit Abgrenzung formulieren

Formuliere einen sachlichen Angebotstext auf Deutsch (du-Form) für [Kundenbranche].
Enthalten sein sollen: Ergebnis [Beschreibung], Aufbaupreis [Betrag] € netto,
Betrieb und Wartung als getrennte Position [Betrag] € pro Monat mit Leistungsumfang [Liste],
Annahmen des Kunden [Liste], Ausschlüsse [Liste]. Keine Erfolgsversprechen, keine Garantieaussagen.